Organisation erstellen

1. Registrieren

   Erstelle auf app.helferwelt.ch ein persönliches Konto oder melde dich an. Dies wird dann der Administrator-Account sein (kann später dann über zusätzliche Administratoren auch wieder geändert werden).

   Organisations-Einrichtungsformular auf https://app.helferwelt.ch/admin/login
2. Lizenzschlüssel eingeben

   Nach erfoglreicher Registrierung resp. Login klicke auf «Neue Organisation erstellen» und gib deinen Lizenzschlüssel (HW-XXXX-XXXX-XXXX-XXXX) ein. Hast du noch keinen Schlüssel? Jetzt bestellen - auch kostenlos möglich.

   Lizenzschüssel prüfen
3. Einrichtungsformular ausfüllen

   Nach erfolgreicher Lizenzschlüsselprüfung wird automatisch das Organisationseinrichtungsformular angezeigt. Trage Vereinsname, URL-Alias, Kontaktangaben und optional Logo & Einleitungstext ein.

   Alle Angaben können jederzeit unter Einstellungen → Organisation angepasst werden.

   Organisations-Einrichtungsformular auf app.helferwelt.ch

   Name & URL-Alias

   Vereinsname und eindeutiger URL-Alias (4–25 Kleinbuchstaben). Dein öffentliches Portal ist danach erreichbar unter app.helferwelt.ch/alias.

   Logo & Einleitungstext

   Vereinslogo hochladen (JPG, PNG oder WEBP) und einen Willkommenstext für Helfende verfassen (Rich Text).

   Kontaktangaben

   Name und E-Mail der Kontaktperson (empfohlen: allgemeine Adresse wie info@verein.ch). Optional: Angaben für Helfende auf dem Portal sichtbar machen.

   Domain-Filter

   Helfer-Registrierungen auf bestimmte E-Mail-Domains einschränken (z. B. firma.ch). Mehrere Domains kommagetrennt möglich.

   Suchbarkeit Du kannst festlegen, ob deine Organisation in der globalen Helferwelt-Suche erscheint. Standardmässig ist dies aktiviert.

Optionale Einstellungen

Je nach Lizenzplan und Vereinsgrösse kannst du deine Organisation weiter konfigurieren – alles davon ist nachträglich anpassbar und für den Betrieb nicht zwingend erforderlich.

1. Berechtigungen vergeben

   Grössere Vereine oder Events mit mehreren Organisationskomitees brauchen abgestufte Zugänge. Unter Einstellungen → Berechtigungen fügst du Personen hinzu und weist ihnen eine Rolle (z. B. Eventmanager, Helferkoordinator) sowie optionale Einzelberechtigungen (Scopes) für bestimmte Eventgruppen, Events oder Schichten zu.
   
   Erklärungen Rollen & Scopes im Detail

   So hat jede Person genau die Rechte, die sie braucht – nicht mehr und nicht weniger. Scopes lassen sich jederzeit anpassen und beliebig kombinieren.

   Berechtigungsverwaltung
2. Look & Feel anpassen Basic+

   Gestalte das öffentliche Helfer-Portal in eurem Vereinsdesign – Eigenen Vereinsfarben sind für die Helfenden auf den ersten Blick vertraut.

   Individuelle Farbanpassungen des Portals

   Logo alle Pläne

   Vereinslogo hochladen (JPG, PNG oder WEBP). Erscheint im Header des öffentlichen Portals.

   Einleitungstext alle Pläne

   Willkommenstext für Helfende auf der öffentlichen Portalseite.

   Eigene Farben Basic+

   Primärfarbe (Buttons, Akzente) per Hex-Code oder Farbwähler – Helfende sehen dein Vereinsdesign statt des Standard-Layouts.

   Portal-URL alle Pläne

   app.helferwelt.ch/dein-alias – wird beim Anlegen der Organisation festgelegt.

3. Eigenen E-Mail-Versand einrichten (optional) Plus+

   Standardmässig versendet Helferwelt E-Mails über das System. Wer Anfragen, Bestätigungen und Erinnerungen über die eigene Vereins-Adresse versenden möchte, hinterlegt unter SMTP-Einstellungen die eigenen Zugangsdaten.

   So erscheinen alle automatischen E-Mails (Anmeldebestätigung, Schichtanfragen, Erinnerungen) mit eurer eigenen Absenderadresse.

   Individueller Mailversand
4. E-Mail-Vorlagen anpassen Plus+

   Alle automatisch versendeten E-Mails (Anmeldebestätigung, Schichtanfragen, Erinnerungen) lassen sich unter Einstellungen → E-Mail-Templates individuell anpassen – Betreff, Inhalt und Tonalität ganz nach eurem Verein.

   So erhalten Helfende keine generischen System-Mails, sondern E-Mails, die zu eurem Verein passen.

   Individueller Mailversand
5. Individuelle Zusatzfelder definieren Ultra+

   Unter Einstellungen → Zusatzfelder kannst du eigene Felder (Text, Radio, Checkbox) anlegen, die Helfende bei der Anmeldung ausfüllen. Pro Event kannst du dann festlegen, welche dieser Felder aktiv sind.

   Ideal für vereinsspezifische Angaben wie T-Shirt-Grösse, Ernährung oder interne Kennzeichnungen.

   Individuelle Zusatzfelder

Berechtigungen & Rollen

Sobald mehrere Personen involviert sind – sei es ein OK, das Events erfasst, oder Helferkoordinatoren, die Anmeldungen verwalten – lassen sich Zugänge gezielt einschränken. Das System funktioniert auf zwei Ebenen: Die Standard-Rolle bestimmt, was jemand organisationsweit darf – von reinem Lesezugriff bis zum vollständigen Administrator. Einzelberechtigungen (Scopes) ermöglichen darüber hinaus gezielten Zugriff auf einzelne Eventgruppen, Events oder Schichten, unabhängig von der Standard-Rolle.

Person hinzufügen

1. E-Mail-Adresse eingeben

   Helferwelt prüft, ob bereits ein Konto mit dieser Adresse existiert. Ist keines vorhanden, wirst du gefragt, ob eine Einladungs-E-Mail versandt werden soll.

2. Standard-Rolle wählen

   Von «Nur via Einzelberechtigungen (Scopes)» bis «Administrator» – jede Rolle legt fest, was die Person organisationsweit darf.

3. Einzelberechtigungen (Scopes) setzen

   Nach der Registrierung können im Bearbeitungs-Dialog Einzelberechtigungen für Eventgruppen, einzelne Events oder Schichten hinzugefügt werden. Jederzeit anpassbar.

Die fünf Standard-Rollen

Nur Administratoren dürfen Berechtigungen vergeben, SMTP konfigurieren, E-Mail-Vorlagen bearbeiten, individuelle Zusatzfelder verwalten, Helfer zusammenführen und die Lizenz verwalten.

Einzelberechtigungen (Scopes)

Eine Einzelberechtigung (Scope) gibt einer Person gezielt Zugriff auf einen bestimmten Bereich – unabhängig von ihrer Standard-Rolle. Mehrere Scopes lassen sich frei kombinieren: So kann z. B. jemand mit Leser-Rolle gleichzeitig eine ganze Eventgruppe lesen, ein einzelnes Event vollständig verwalten und zusätzlich für eine bestimmte Schicht als Helferkoordinator eingesetzt sein.