Organisator

Auswertungen

Behalte Belegung, Engagement und Handlungsbedarf im Blick, werte deine Helfenden-Datenbank aus, exportiere Daten und erfasse Anwesenheiten direkt am Eventtag.

Auswertungen-Dashboard Ultra+

Der neue Menüpunkt Auswertungen zeigt dir auf einen Blick, wie gut deine Events und Ressorts besetzt sind – über einzelne Events hinaus und über mehrere Jahre. Filterbar nach Jahr, Eventgruppe und Ressort.

Handlungsbedarf

Die Karte «Handlungsbedarf» listet bevorstehende Events mit einem Belegungsgrad unter 85% – sortiert nach Dringlichkeit. So siehst du sofort, wo noch Helfende fehlen und rechtzeitig nachbesetzt werden muss.

Kennzahlen (KPIs)

Vier Kacheln zeigen Einsätze gesamt, Ø Belegungsgrad, neue und aktive Helfende – jeweils inklusive Vergleich zum Vorjahreszeitraum, damit du Trends sofort erkennst.

Nach Event & nach Ressort

Diagramme zeigen die Belegung jedes Events und Ressorts im Detail – inklusive Tabellenansicht mit Helfendenzahl, Stunden und Anmeldezeitraum. So erkennst du, welche Ressorts am schwersten zu besetzen sind.

Verlauf über mehrere Jahre

Der Verlauf-Tab stellt jedes Event chronologisch dar und verbindet die Jahresdurchschnitte – so wird sichtbar, ob sich die Besetzung über die Zeit verbessert oder verschlechtert.

Fundierte Planung statt Bauchgefühl Alle Daten lassen sich für die Weiterverarbeitung als CSV exportieren. Das hilft, kommende Events realistischer zu planen und vergangene fundiert auszuwerten – ideal für Vorstand, Jahresbericht oder Sponsoring-Nachweise.

Ab der Ultra-Lizenz enthalten Das Auswertungen-Dashboard steht Organisationen mit der Ultra-Lizenz zur Verfügung. Mit einem kleineren Plan siehst du im Menü einen Hinweis mit direktem Link zum Upgrade. Details zu allen Plänen findest du unter helferwelt.ch/lizenz.

Helfenden-Datenbank & Auswertung

Im Bereich Helferübersicht deiner Organisation findest du die vollständige Datenbank aller Personen, die jemals an einem deiner Events mitgeholfen haben. Zwei Funktionen ermöglichen eine schnelle Auswertung und den Datenexport:

CSV-Export – alle Helfenden

Mit einem Klick exportierst du die gesamte Helfenden-Datenbank als CSV-Datei. Die Liste enthält Namen, E-Mail-Adresse und alle weiteren erfassten Kontaktdaten – ideal für Auswertungen in Excel, Mitgliederlisten oder eigene Archivierungen.

Jahresfilter – Einsätze pro Person

Filtere die Helferübersicht nach Kalenderjahr. Du siehst auf einen Blick, welche Person wie viele Einsätze in einem bestimmten Jahr geleistet hat – inklusive der zugehörigen Events und Schichten. So hast du jederzeit eine vollständige Übersicht über das Engagement deiner Helfenden.

Helferansicht – Einsätze und Schichtdetails pro Person

Perfekte Jahresauswertung CSV-Export und Jahresfilter zusammen ergeben die ideale Grundlage für Jahresberichte, Ehrungen oder die Kommunikation an besonders aktive Helfende – direkt aus der Plattform, ohne Umwege.

Schichtplan / Eventtag

Am Eventtag kannst du direkt im Schichtplan die Anwesenheiten erfassen.

Ankunft erfassen
Helfende im Schichtplan-Tab suchen und Anwesenheit bestätigen.
Schichten überwachen
Echtzeit-Übersicht: wer ist da, wer fehlt, welche Schicht läuft gerade.
Kurzfristige Umbesetzung (via Helferübersicht)
Helfer verschieben oder Platz freigeben, damit Ersatz sich anmelden kann.
Protokoll herunterladen
Nach dem Event hast du eine Übersicht über die Anwesenheiten und kannst das Event archivieren.

So siehst du am Eventtag jederzeit, welche Schichten besetzt sind und wo kurzfristig noch Ersatz benötigt wird.

Schichtplan-Ansicht – Anwesenheit erfassen