Event erstellen

Verfügbar ab: Light (max. 2 Eventtage/Jahr)

1. Neues Event → Grunddaten erfassen

   Im Admin-Bereich auf «Neues Event» klicken und Titel (Pflicht), Datum (darf nicht in der Vergangenheit liegen), Ort und Beschreibung eingeben optional eingeben. Ebenfalls kann optional eine Eventgruppe zugewiesen werden.

   Je ausführlicher die Beschreibung, desto weniger Rückfragen erhältst du von Helfenden.

   
   

   Zusatzfelder konfigurieren

   Zusatzfelder sind Angaben, die Helfende beim Anmelden zusätzlich ausfüllen – etwa Telefonnummer, T-Shirt-Grösse oder vereinseigene Informationen. Pro Event kannst du festlegen, welche davon erfasst werden sollen.

   Telefonnummer: nicht erfassen / optional / Pflichtfeld.
   T-Shirt-Grösse: nicht erfassen / Pflichtfeld (mit auswählbaren Grössen).
   Individuelle Zusatzfelder Ultra+: Selbst definierte Felder (Text, Radio, Checkbox) können pro Organisation angelegt und je Event aktiviert werden.

   
   

   Erinnerungs-E-Mail

   Optional kann ein automatischer Reminder aktiviert werden – Helfende erhalten dann 3 Tage vor dem Event eine E-Mail als Erinnerung an ihren Einsatz.

   Neues Event erstellen
2. Ressorts & Schichten anlegen

   Nach dem Speichern gelangst du zur Event-Detailseite. Dort strukturierst du das Event in zwei Ebenen:

   Ressorts sind thematische Abschnitte deines Events – z. B. «Küche», «Eingang» oder «Aufbau». Innerhalb jedes Ressorts legst du dann die einzelnen Schichten an. → Ressorts verwalten

   Schichten sind die konkreten Einsätze innerhalb eines Ressorts – mit Uhrzeit, Helferzahl und optionaler Beschreibung. Helfende melden sich direkt für einzelne Schichten an. → Schichten erstellen

3. Event veröffentlichen

   Ein neu erstelltes Event ist immer offline. Sobald Ressorts und Schichten bereit sind, klicke auf das Label neben dem Titel «Offline» oder unten auf «Jetzt aktivieren»– es wechselt zu «Online» und das Event erscheint sofort auf der öffentlichen Startseite für Helfende. Ein erneuter Klick blendet es wieder aus.

   Event veröffentlichen/verstecken

Event kopieren

Wiederkehrende Anlässe müssen nicht jedes Jahr von Grund auf neu angelegt werden. In der Eventliste kannst du ein bestehendes Event mit einem Klick duplizieren – alle Ressorts und Schichten (Struktur, Zeiten, Helferzahlen) werden dabei übernommen. Du passt anschliessend nur noch Datum und allfällige Details an und kannst das Event sofort online stellen.

Event duplizieren in der Eventliste

Kuchenlisten

Eine Kuchenliste koordiniert, wer welches Gebäck mitbringt. Du definierst die gewünschten Sorten und Mengen – Helfende melden sich online für eine Sorte an.

1. «Neue Kuchenliste» erstellen

   Im Admin-Bereich auf «Neue Kuchenliste» klicken und Titel, Datum, Uhrzeit (Abgabezeitpunkt), Ort und optional eine Beschreibung eingeben. Ebenfalls kann optional eine Eventgruppe zugewiesen werden.

   
   

   Backwaren definieren

   Für jede Sorte den Namen (z. B. «Brownie», «Früchtekuchen») und die gewünschte Anzahl (1–100 Stück) eintragen. Weitere Sorten können auch nachträglich ergänzt werden.

   Mittels + oder - können weitere Backwaren definiert werden oder gelöscht.

   Kuchenliste erstellen
2. Liste veröffentlichen

   Eine neu erstellte Kuchenliste ist immer offline. Sobald alle gewünschten Gebäcke eingetragen sind, klicke auf das Label neben dem Titel «Offline» oder unten auf «Jetzt aktivieren»– es wechselt zu «Online» und die Liste erscheint sofort auf der öffentlichen Startseite für Helfende.

Eventgruppen

Eventgruppen fassen Events und Kuchenlisten thematisch zusammen – ideal für Saisonserien, Jahresprogramme oder verschiedene Anlass-Typen.

1. Eventgruppe erstellen

   Im Bereich «Eventgruppen» über «Neue Eventgruppe» einen Gruppennamen vergeben (z. B. «Dorfturnier» oder «Interne Anlässe»).

   Evengruppe erstellen
2. Events und Kuchenlisten zuweisen

   In der Eventliste und der Kuchenlisten-Übersicht kannst du jedem Eintrag per Dropdown eine Eventgruppe zuweisen.

   Evengruppe zuweisen
3. Gruppierte Ansicht nutzen

   Jede Eventgruppe bietet eine eigene Übersicht mit gefilterten Events, Kuchenlisten und einer kombinierten Detailauswertung für die gesamte Gruppe.