Kurzfristige Absagen
Eine Helfende Person fällt kurz vor dem Fest aus. Die Schicht ist offen, aber niemand sieht das mehr – der Link wurde längst geteilt und vergessen.
Blog · Helferverwaltung
Schichten aktiv besetzen: Helfende direkt einteilen, anfragen und selbst erfassen.
Was tun, wenn sich zu wenige Helfer anmelden? So nutzt du die Admin-Funktionen für direkte Zuweisung, gezielte E-Mail-Anfragen und intelligente Vorschläge.
Aktive Schichtbesetzung bedeutet: Nicht auf Selbstanmeldungen warten, sondern Helfende direkt zuweisen, gezielt anfragen oder selbst zur Datenbank hinzufügen – mit automatischer Kommunikation und intelligenten Vorschlägen.
Beta
Zuweisen, Anfragen, Systemvorschläge und Helfende erfassen befinden sich aktuell in der Beta-Version. Die Funktionen sind aktiv nutzbar – einzelne Details können sich noch verändern.
Warum Selbstanmeldung manchmal nicht reicht.
Die meisten Vereinsfeste starten mit einem Event-Link, der per WhatsApp oder Newsletter geteilt wird. Das funktioniert gut – bis zum Tag vor dem Fest, wenn noch 15 Schichten offen sind und niemand mehr reagiert.
Drei typische Situationen, in denen Selbstanmeldung an ihre Grenzen stösst:
Neue Helfende
Du hast neue Vereinsmitglieder oder externe Helfende, die noch nicht in der Datenbank sind. Sie können sich nicht selbst anmelden.
Spezifische Rollen
Bestimmte Schichten erfordern spezifische Erfahrung – z.B. Kassierende oder Köche. Du weisst genau, wer geeignet ist, und möchtest direkt fragen.
Ungleiche Verteilung
Manche Helfende haben sich für viele Schichten eingetragen, andere gar nicht. Als Admin möchtest du aktiv für eine faire Verteilung sorgen.
Für genau diese Situationen bietet Helferwelt vier Admin-Funktionen. Wie du den Schichtplan grundsätzlich aufbaust, erklärt unser Artikel Schichtplan für Events erstellen.
Helfende direkt zuweisen.
Die schnellste Methode: Du wählst eine offene Schicht, suchst eine Helfende Person aus deiner Datenbank und weist sie direkt zu. Die Person erhält automatisch eine Bestätigungs-E-Mail mit allen Schichtdetails – Datum, Uhrzeit, Bereich und Treffpunkt.
Sofortige Zuweisung
Ein Klick genügt – die Helfende Person ist der Schicht zugeteilt und taucht sofort in der Übersicht auf.
Automatische Bestätigungs-E-Mail
Die zugewiesene Person erhält automatisch eine E-Mail mit allen relevanten Informationen zur Schicht. Kein manuelles Benachrichtigen nötig.
Doppelbelegungsschutz
Das System prüft automatisch, ob die Person bereits in einer anderen Schicht zur gleichen Zeit eingeteilt ist – und warnt dich bei Konflikten.
Wann sinnvoll: Du kennst die Person, sie hat bereits zugesagt (mündlich oder per WhatsApp) und du möchtest das nur noch im System erfassen.
Gezielt anfragen per E-Mail.
Wenn du unsicher bist, ob jemand kann, oder wenn du mehrere Personen gleichzeitig fragen möchtest: Sende eine persönliche E-Mail-Anfrage direkt aus dem Admin-Portal. Die Helfende Person erhält eine E-Mail mit zwei Optionen.
Persönliche Anfrage per E-Mail
Die helfende Person erhält eine E-Mail mit Schichtdetails – Event, Datum, Uhrzeit, Bereich, Treffpunkt – und zwei Buttons: annehmen oder ablehnen.
Accept/Decline-Link
Ein Klick reicht – ohne Login, ohne App. Die Antwort wird sofort im Admin-Portal sichtbar und die Schicht entsprechend aktualisiert.
7 Tage gültig
Die Anfrage bleibt 7 Tage aktiv. Danach wird sie automatisch als abgelaufen markiert – und du kannst erneut fragen oder direkt zuweisen.
Wann sinnvoll: Du möchtest eine Person anfragen, weisst aber nicht, ob sie Zeit hat. Oder du möchtest mehrere Personen gleichzeitig für dieselbe Schicht anfragen und die erste Zusage annehmen.
Intelligente Systemvorschläge nutzen.
Weisst du nicht, wen du fragen oder zuweisen sollst? Das System analysiert deine Helfenden-Datenbank und erstellt automatisch eine Liste geeigneter Personen – sortiert nach einem Score, der mehrere Faktoren berücksichtigt.
Erfahrung im Bereich
Personen, die in der Vergangenheit dieselbe oder eine ähnliche Schicht (z.B. «Küche») gearbeitet haben, werden höher bewertet.
Fairness und Auslastung
Das System bevorzugt Helfende, die im aktuellen Event oder im laufenden Jahr noch wenig eingeteilt sind – für eine ausgeglichene Verteilung.
Konflikterkennung
Personen, die zur selben Zeit in einer anderen Schicht eingeteilt sind, werden automatisch als «Konflikt» markiert – so vermeidest du Doppelzuteilungen.
Die Top-50-Vorschläge werden nach Score sortiert angezeigt. Pro Person siehst du die Begründung: z.B. «War 2× in Ressort Küche, 3 Einsätze dieses Jahr, bisher 4.5h in diesem Event.» Du kannst direkt zuweisen oder anfragen – ohne die Liste zu verlassen.
Helfende selbst anlegen.
Manchmal sind Helfende noch gar nicht in der Datenbank. Das ist kein Problem: Als Admin kannst du Personen direkt im Portal erfassen – ohne dass diese sich selbst registrieren müssen.
Für jede neue helfende Person werden folgende Felder erfasst:
Vorname & Nachname
Pflichtfelder – für die Identifikation in der Datenbank und in E-Mails.
E-Mail-Adresse
Pflichtfeld – wird für Anfragen, Bestätigungen und Zuteilungen benötigt.
Telefon & T-Shirt-Grösse
Optionale Angaben – nützlich für die Eventplanung und Materialbestellung.
Nach dem Anlegen ist die Person sofort in der Datenbank verfügbar und kann Schichten zugewiesen bekommen oder für Anfragen ausgewählt werden. Für die allgemeine Helferplanung lohnt sich auch unser Artikel Helfer für dein Vereinsfest organisieren.
Praxisbeispiel: Vereinsfest, 15 offene Schichten nach 48 Stunden.
Ein Musikverein hat seinen Festlink geteilt. Nach 48 Stunden haben sich 65 der 80 Helfenden eingetragen – 15 Schichten sind noch offen. Der Organisator geht jetzt aktiv vor:
Schritt 1: Vorschläge ansehen
Für jede offene Schicht lässt der Admin die Systemvorschläge anzeigen. Er sieht sofort, wer Erfahrung in «Küche» hat und noch nicht übermässig eingeteilt ist.
Schritt 2: Bekannte einteilen
Drei Helfende hat er bereits mündlich gefragt und Zusagen erhalten. Er weist sie direkt zu – alle drei erhalten automatisch eine Bestätigungs-E-Mail.
Schritt 3: Unsichere anfragen
Für sieben weitere Schichten sendet er gezielte E-Mail-Anfragen an passende Personen aus den Vorschlägen. Vier antworten innerhalb eines Tages mit «Ja».
Schritt 4: Neue erfassen
Für drei verbleibende Schichten spricht er kurzfristig neue Helfende an. Er legt sie direkt im Portal an und teilt sie sofort ein.
Ergebnis: Alle 80 Schichtplätze besetzt, keine manuelle E-Mail-Flut, keine Rückfragen. Der gesamte Prozess hat weniger als eine Stunde gedauert.
Häufige Fragen.
Kann ich Helfende direkt einer Schicht zuweisen?
Ja. Als Admin wählst du eine offene Schicht, wählst eine Helfende Person aus deiner Datenbank und weist sie direkt zu. Die Person erhält automatisch eine Bestätigungs-E-Mail mit den Schichtdetails.
Was passiert nach einer direkten Zuweisung?
Nach der direkten Zuweisung erhält die Helfende Person automatisch eine Bestätigungs-E-Mail mit allen relevanten Schichtdetails – Datum, Uhrzeit, Treffpunkt und Bereich. Eine manuelle Benachrichtigung ist nicht nötig.
Wie lange ist eine Helfer-Anfrage gültig?
Eine per E-Mail gesendete Helfer-Anfrage ist 7 Tage gültig. Die helfende Person erhält einen persönlichen Link mit zwei Optionen: annehmen oder ablehnen. Nach Ablauf der Frist wird die Anfrage automatisch als abgelaufen markiert.
Wie funktionieren die Systemvorschläge?
Das System berechnet für jede Helfende Person einen Score basierend auf Erfahrung in diesem Bereich, bisherigen Einsätzen, Arbeitslast im aktuellen Event und Fairness über das Jahr. Die Top-50-Vorschläge werden nach Score sortiert angezeigt – Konflikte mit anderen Schichten werden automatisch erkannt und markiert.
Kann ich neue Helfende manuell anlegen?
Ja. Im Admin-Portal können Helfende direkt erfasst werden – mit Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon und optional T-Shirt-Grösse. Die Person muss sich nicht selbst registrieren. So lassen sich Stamm-Helfende, neue Mitglieder oder kurzfristige Ergänzungen einfach zur Datenbank hinzufügen.
Ab welchem Plan sind diese Funktionen verfügbar?
Alle vier Funktionen – direkte Zuweisung, E-Mail-Anfrage, Systemvorschläge und manuelles Erfassen – sind im Light-Plan und allen weiteren Plänen enthalten. Keine Zusatzoption nötig. Details zu den Plänen auf der Lizenz-Seite.